AHA's Blog

Wissen(be)wahrung und -(ver)teilung mit Lotus Notes | 6. Dezember 2010

In der Unternehmensberatung haben wir nach einem Verfahren gesucht, mit dessen Hilfe wir unsere Projektergebnisse, -erfahrungen und Hilfsmittel sichern und für Folgeprojekte auch anderen Beratern zur Verfügung stellen können.

Im Folgenden habe ich versucht die wesentlichen Anforderungen zusammenzufassen:

Motivationsaspekte – die Berater sind ständig unter Zeitdruck im Projekteinsatz bei Kunden. Sie sind an dem Umsatz, den sie beim Kunden erwirtschaften beteiligt, die Motivation Dokumentationsaufgaben zu erledigen, die nicht im unmittelbaren Zusammenhang mit ihrem Kundenauftrag stehen, also nicht vom Kunden bezahlt werden, ist ziemlich gering.

– die Eingabe von Projektunterlagen sollte möglichst einfach ohne größere Umformatierungen vom Berater selbst durchgeführt werden können

– die Handhabung von Tools sollte bekannt sein bzw. sehr intuitiv erfolgen

– ein Projekt wird erst dann formal abgeschlossen, wenn die Projektergebnisse eingereicht wurden

– die Suche nach Projektergebnissen ist mit Hilfe von Keywörtern und Kategorien möglich, dabei können Projektergebnisse aufgrund ihres häufigen Querschnittcharakters mehreren Kategorien und Keywörtern zugeordnet werden

– die Bereitstellung von guten Inhalten kann honoriert werden

Qalitätsaspekte – Inhalte veraltern innerhalb von ca. 2 Jahren, auch wachsen immer wieder neue Themenfelder, so dass Kategorien und Keywörter angepasst werden müssen

– es gibt eine Instanz die die Dokumente qualitativ überprüft und regelmäßige Veralterungskontrollen durchführt, sowie die Kategorien und Keywörter vorgibt und pflegt

– es gibt eine Recherche-Instanz die neben externen Quellen auch in der internen nach passenden Inhalten für die Berater recherchiert

Sicherheitsaspekte – Projektergebnisse und -erfahrungen sind das Kapital eines Beratungsunternehmen

– die Inhalte sind intellektuelles Kapital, der Zugriff auf die Inhalte ist nur für die Berater der Firma gedacht

– es sollte nicht möglich sein, dass Projektergebnisse massenweise auf einmal heruntergeladen werden können und jemand sie verlieren kann oder auch damit verschwinden kann, intensives Herunterladen sollte über Protokolldateien verfolgt werden können.

Kostenaspekte

– es sollte untersucht werden, ob eine vorhandene Plattform genutzt werden kann ohne dass hohe Änderungskosten (> 50000 EUR) anfallen

– Schulungsaufwände sollten 1/2 Tag pro Berater nicht übersteigen

 

Auf Basis der Anforderungen haben wir uns entschieden Lotus Notes als Werkzeug zur Wissenssicherung und -(ver)teilung einzusetzen.

Folgendes sprach dafür:

Lotus Notes war als Kollaborationsplattform schon seit einigen Jahren im Einsatz. Die Berater nutzen es als Email Kommunikationsmittel, sie setzten LN Datenbanken zur Projektdokumentationen/Projektteamraum ein, und zu verschiedenen Technologie-Themen und Methoden wurden Inhalte bereits in entsprechenden Lotus Notes Datenbanken gepflegt und abgerufen. Die Berater sind den Umgang mit Lotus Notes Dokumenten gewöhnt und die Handhabung der Umgebung ist ihnen vertraut.

In Lotus Notes Dokumente können die Projektdokumente in ihren üblichen Formaten (MS Powerpoint, Word, Excel, Access, HTML, ) sehr einfach eingefügtwerden und in vorgefertigte Kategorien und Keywörter eingeordnet werden. Inhalte können von den Beratern mit Hilfe der Kategorien und Keywörter gesucht werden, es ist auch eine Inhaltssuche über die Lotus Notes Dokumente möglich. Inhalte können verlinkt werden mit den Inhalten anderer Datenbanken, die zu diesem Inhalt passen oder im Projekt zusätzlich genutzt wurden.

Gefundene Dokumente können von den Beratern beurteilt werden, in wie weit sie hilfreich waren. Somit können die Produzenten von Dokumenten, die vielfach von Beratern herangezogen und positiv beurteilt wurden, ermittelt und für ihre Arbeit belohnt werden.

Die Lotus Notes Dokumente werden ohne ihre Dateianhänge als Abstract auf eine separate Datenbank gespiegelt. Diese Datenbank kann jeder Benutzer lokal auf seinem Rechner vorhalten. Eine Suche und Eingrenzung der Inhalte ist auf dem lokalen Rechner möglich. Um an die Dateianhänge zu gelanden, muss auf eine der zentralen Repliken zurückgegriffen werden. Aus Sicherheitsgründen können diese Dateianhänge immer nur für einzelne Lotus Notes Dokumente heruntergeladen werden, sobald die Berater mit dem Unternehmens VPN verbunden sind. Damit ist sichergestellt, dass die Berater nicht mit dem gesamten gespiegelten intellektuellen Kapital auf ihren Rechnern herumlaufen, sondern sich die Inhalte erst mit der Zeit nach häufigen „Suchen, Finden und Downloaden“ ansammeln.

Eine Weboberfläche ermöglicht den Zugriff auf die Datenbank, die Suche nach Inhalten und den Download der Projektergebnisse.

Durch das Verlinken aus der Projektdatenbanken, wird die Eingabe der Projektergebnisse in das Wissenswerkzeug als letzte Aufgabe der Projektdokumentation bei Projektabschluss festgehalten und bestätigt.

Insgesamt verlief die Einführung dieses Wissenswerkzeug recht problemlos. Jeder Berater konnte in kürzester Zeit mit damit umgehen. Es fehlen zwar Funktionen die moderne Wissensdatenbanken bei der Suche von Inhalten zur Verfügung stellen, aber dafür ist die Eingabe und das Wiederauffinden der Dokumente sehr einfach. Die Berater wissen meistens auch ungefähr nach welchen Projektergebnissen sie suchen. Meistens sind die Kunden bekannt, bei denen ähnliche Ergebnisse schon einmal erzielt wurden oder die Namen der damaligen Berater sind bekannt. Die Implementierung ging sehr schnell und der Kostenrahmen wurde nicht ausgeschöpft. In der Folge hat sich bewährt, dass zwei Rechercheinstanzen die Kontrolle über die Datenbanken hatten und – neben ihrer allgemeinen Recherchearbeit – die Inhalte regelmäßig überprüften. Ansonsten hätten Keywörter und Kategorien überhand genommen und eine effektive Suche wäre sehr schnell schwierig geworden, auch wäre sicherlich mittlerweile der Überalterungseffekt eingetreten.  Durch die Kontrolle der Rechercheinstanzen ist auch aufgefallen als von einem lokalen Rechner über das gewöhnliche Maß hinaus Dokumente heruntergeladen wurden…..

 

 

 

 

 

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