AHA's Blog

Kommunikation ist alles | 30. Juli 2009

Bei meiner Arbeit als IT Management Berater haben wir häufig in Projektsituationen mit verstreut sitzenden Projektmitarbeitern Online-Kommunikationswerkzeuge genutzt. Online-Konferenzen – häufig multikodial mit Ton und Textübertragung – hatten dabei den Vorteil, dass wir Reiseaufwand  sparen konnten, da für Präsenzveranstaltungen für einen grossen Teil der Leute meistens ein ganzer Arbeitstag und mehr einkalkuliert werden musste. Da Onlinekonferenzen im Vergleich zu Face-to-Face-Meetings weniger Zeit beanspruchten, konnten sie auch häufiger abgehalten und flexibler einberufen werden.

Ein grosser Nachteil dieser Online-Veranstaltungen war es, dass keine nonverbalen Reaktionen der Teilnehmer abzulesen waren, und dass man nur sehr schwer die Aufmerksamkeit der Teilnehmer sicherstellen konnte. Teilnehmer waren häufig neben der Konferenz noch mit anderen Dingen an ihrem Computer beschäftigt und verfolgten die Online-Konferenz nur nebenbei zum Nachteil der konstruktiven Mitarbeit in der Konferenz. In einer Face-to-Face-Veranstaltung können diese Teilnehmer gezielt angesprochen werden. Ausschweifen kann in einer Präsenzverantstaltung mit nonverbalen Hinweisen beendet werden, in einer Onlinekonferenz werden häufig die Vielredner reden gelassen derweil die anderen Teilnehmer abschalten (und z.B. beginnen zu chatten).  Auch fehlen in einer Online-Konferenz die nonverbalen Reaktionen anhand derer abgelesen werden kann, ob die Teilnehmer abgeholt wurden bzw. mitkommen und vor allen Dingen, ob sie auch hinter den Arbeitsergebnissen stehen. Häufig stellten wir nach Online-Konferenzen fest, dass Teilnehmer zwar während der Online-Konferenz ein Arbeitsergebnis mit verabschiedet hatten, aber gar nicht wirklich hinter der Lösung standen.

Insgesamt haben wir festgestellt, dass Online-Konferenzen sehr viel stärker vorstrukturiert und gelenkt werden mussten als Face-to-Face-Meetings. Für den Moderator waren sie aus diesem Grund häufig anstrengender als eine Präsenzveranstaltung.

Das Online-Werkzeug, dass ich seit 1990 beruflich am meisten nutze ist eMail.

Die Nutzung von eMails hatte immer insbesondere dann den Vorteil gegenüber einer Face-to-Face Kommunikation, wenn

  • es um Einladungen zu Meetings geht. Auf diesem Weg können sehr effizient viele Leute über Agenda und Setting einer Veranstaltung informiert werden. Die heutige Kalenderintegration erlaubt es auch sehr wirksam einen gemeinsamen Termin zu finden. Vor allen Dingen können wir Informationen wiederholt eingesehen werden. Wir haben auch bei Face-to-Face-Verabredungen in Meetings immer noch einmal hinterher eine eMail-Einladung verschickt
  • wenn eine Verabredung zu einer Vorgehensweise dokumentiert und alle darüber zur Erinnerung noch einmal informiert werden sollten oder wenn eine Vorgehensweise vorgeschlagen wird. Dies erlaubt dem Schreiber den Text in Ruhe zu überarbeiten bis er sachlich und präsize die Vorgehensweise wiedergibt und es erlaubt den Leser sich in Ruhe mit der Vorgehensweise zu beschäftigen und sie auch wiederholt zu reviewen
  • wenn abends gearbeitet wurde und Informationen an diejenigen weitergegeben werden sollten, die nicht anwesend waren, aber am nächsten Morgen sehr früh die Arbeit wieder aufnahmen. Insbesondere galt das auch für das zeitversetzte Arbeiten in unterschiedlichen Zeitzonen.

Der Nachteil war häufig, dass auch Streitereien und Beschwerden per eMail ausgetragen wurden, weil sehr einfach andere auf Kopie gesetzt werden konnten. Man dann häufig gezwungen war auch wieder Stellung zu nehmen und die auf Kopie gesetzten Personen auch darüber wieder zu informieren. Hier kommt es zum einen zu einer Mailflut, bei Sachen, die man face-to-face einfacher aus der Welt hätte räumen können und es werden auch noch Personen involviert, die das eigentlich gar nicht möchten.

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1 Kommentar »

  1. Vielen Dank für die Reflexion Ihrer Erfahrungen mit Online-Kommunikationsmedien. Ihre Erfahrungen mit Online-Konferenzen kommen mir sehr bekannt vor. Gerade wenn man etwas präsentieren oder vortragen soll und so gar keine Reaktion zwischen durch bekommt, kann das schon sehr verunsichernd sein. Auch ohne verbale Kommentare kann amn in einer Präsensitzung ja häufig schon sehr viel von den Gesichtern der Zuhörenden ablesen oder an ihrer Körperhaltung (zum Beispiel dass man jetzt mal schleunigst zum Punkt kommen sollte 😉
    Interessant finde ich auch den Punkt des sich bei Streitfragen per Mail in CC setzens. Ein gängiges Mittel um bspw. eine höhere Verbindlichkeit zu schaffen, vielleicht auch Druck zu machen…. den eigenen Vorgesetzten, oder den des anderen „in Kopie zu nehmen“ ist ja in heiklen oder strittigen Situationen sehr verbreitet. Ich frage mich, wie man das früher ohne Mail gemacht hat 🙂
    Viele Grüße
    Barbara Getto

    Kommentar von Barbara Getto — 7. August 2009 @ 9:34 am


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